Applicant's Personal Data Protection Policy – English version 🇬🇧
October 2022 version
This document details the way Luko handles the personal data of Applicants when they apply for a job offer on the Website.
By applying for a job on the Website, the Applicant declares that he/she has read and understood the terms of this Privacy Policy. If the Applicant does not agree with any of its terms, he/she is free not to use this Website and/or to request the deletion of his/her data in accordance with Article 8 below. Luko may freely modify this Privacy Policy relating to the management of applications in the context of its recruitment.
This Policy provides the Applicant with information on how Luko collects, processes and stores his/her personal data at the time of application and the rights he/she has and how he/she may exercise them.
Any changes to this Policy shall take effect immediately and shall only apply to Applicants using the Website after such changes have been made. Consequently, Luko invites the Applicant to refer to this Policy each time he/she visits the Website in order to be aware of the latest version available on the Website.
Article 1 - Definitions
"Applicant": means any individual who has applied for an offer published on the Website;
"Personal Data" or "Data": means any information relating to an identified or identifiable natural person who can be identified, directly or indirectly, as defined in Article 4(1) of the GDPR.
"Personal Data Regulation": means the European Regulation 2016/679 of 27 April 2016 ("RGPD") and any subsequent legislation relating to the protection of Personal Data ;
"Controller": within the meaning of Article 4 (7) of the RGPD, the natural or legal person, public authority, department or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing ;
"Website": means the Website published by Luko (https://careers.luko.eu/) in its web and mobile version and protected by an SSL certificate, allowing the Applicant to apply for a job offer with Luko;
"Processor": within the meaning of Article 4 (8) of the GDPR, the natural or legal person, public authority, department or other body which processes personal data on behalf of the controller;
"Terminal(s)" means the hardware equipment (computer, tablet, smartphone, telephone, etc.) that the Applicant uses to consult or view the Website and/or any other digital medium published by a third party.
Article 2: Data controller
The person responsible for processing the Applicants' personal data is LUKO, a SAS with a capital of €228,270.40, registered with the Bobigny Trade and Companies Register under number 824 274 534, represented by Mr. Benoit Bourdel, whose registered office is located at 95 Avenue du Président Wilson 93108 Montreuil Cedex, hereinafter “Luko”.
Article 3: Purposes of processing and Personal Data collected
The Applicant's Personal Data transmitted to Luko is necessary to
- Study and process the Applicant's application file;
- Contact the Applicant if he/she is interested in applying for a position published on the Website;
- Inform the Applicant of the status of his/her application;
- Contact the Applicant if his/her unsolicited application is of interest to Luko;
- Provided that the Applicant has not objected to Luko retaining his/her application, contact the Applicant directly for any subsequent offers that may be of interest to him/her;
- Respond to the Applicant's request to exercise his/her rights.
In this context, Luko processes the following personal data of the Applicant:
-
Identification data (surname, first name, postal address, email);
-
Professional data (all data provided by the Applicant in his/her application, in particular his/her CV, language level and cover letter);
-
Social network data (LinkedIn profile, GitHub profile if relevant)
This personal data is processed on the basis of Luko's legitimate interest, while preserving the rights and freedoms of the Applicant, and in accordance with the contractual and pre-contractual obligations to which the parties are subject.
The applicant can freely consent to have his/her data stored for two (2) years, from the last contact with Luko, in order to be recontacted in case of a new position matching his/her profile.
The Applicant declares that he/she is fully aware of the importance of the accuracy of the data provided in his/her application.
Fields marked with an asterisk are mandatory for Luko to process the Applicant's application.
For the sake of clarity, it is specified that the operations described above are not used to establish profiles that may reveal so-called sensitive Personal Data such as racial or ethnic origins, philosophical, political, trade union or religious opinions, sex life or health.
Article 4 - Recipients of Personal Data
Luko informs the Applicant that his/her information will be consulted by the persons mentioned below and for the sole purpose described above, namely
- Luko's Human Resources;
- The various parties involved in recruitment and conducting interviews;
- Service providers that Luko may use in the recruitment process;
- Technical and IT subcontractors in the field of application management.
The recipients of the above-mentioned Data may contact the Applicant directly by email and/or telephone in the context of the management of his/her application file as soon as the Applicant submits his/her Data in response to an offer on the Website.
Luko shall ensure that the confidentiality of the data processed is maintained at all times, in particular by means of robust contractual commitments.
Under no circumstances shall the data be transferred to a third party for commercial purposes.
Article 5 - Confidentiality and security of Personal Data
Luko undertakes to ensure the confidentiality and security of the Applicant's Data in order to prevent it from being distorted, damaged or communicated to unauthorised third parties and to use it solely for the purposes of managing applications and their follow-up.
At the time of transmission of the application and the elements necessary for its study, Luko shall ensure that the data is encrypted, in particular by installing an SSL certificate on the Website.
Luko shall put in place all technical and organisational measures aimed at maintaining a high level of security and shall ensure that all subcontractors it calls upon present sufficient guarantees. The level of compliance with the Personal Data Regulations as well as the security measures prescribed to maintain the confidentiality, integrity and availability of the Data at all times are thus taken into account.
In this respect, Luko shall ensure that it provides robust contractual guarantees containing, at a minimum, a Data Processing Agreement aimed at limiting the processing of Personal Data to the aforementioned purposes, as well as adequate technical and organizational measures.
Article 6 - Duration of storage of Personal Data
The Data collected shall be kept for the duration of the recruitment process and, subject to the absence of opposition from the Applicant or the consent of the Applicant, for a maximum additional period of 24 months from the date of the last contact with the Applicant in the event of rejection of his/her application.
The Data will be deleted, where applicable, upon expiry of the aforementioned retention period or upon the Applicant's request to delete the Data.
Article 7 - Subcontractors and transfers to third parties
In the context of the management of applications, Luko uses specific subcontractors and ensures that they have appropriate guarantees.
As such, Luko requires the services of the necessary subcontractors for the recruitment process, namely :
- Application management and tracking tools
- Professional social networks
- Job boards on which job offers are posted
- Headhunters and recruitment agencies
Article 8 - Applicant's rights
Pursuant to the Personal Data Regulations, the Applicant has the right to access, rectify, object and delete data at any time, provided that he/she can prove his/her identity, by contacting dpo@luko.eu or at the following postal address: LUKO - 95 Avenue du Président Wilson 93108 Montreuil Cedex.
The Applicant is informed and understands that if he/she exercises his/her right of deletion while the process of managing his/her application has not been finalised, this will constitute a waiver of his/her right to apply for the offer concerned.
In the event of a dispute, he/she may contact the competent supervisory authority directly, namely the CNIL.
Politique de protection des données personnelles du Candidat – Version Française 🇫🇷
Version d’octobre 2022
Ce document détaille la manière dont Luko traite les données personnelles des Candidats lorsqu’ils postulent à une offre d’emploi sur le Site.
En effet, en candidatant à une offre publiée sur le Site, le Candidat déclare avoir pris connaissance des termes de la présente Politique de protection des données personnelles. Si le Candidat est en désaccord avec l’un de ses termes, il est libre de ne pas utiliser ce Site et/ou de demander la suppression de ses données conformément à l’article 8 ci-après. Luko peut modifier librement la présente Politique de Confidentialité relative à la gestion des candidatures dans le cadre de ses recrutements.
Cette Politique permet au Candidat d'en savoir plus sur la manière dont Luko collecte, traite et stocke ses données personnelles au moment de sa candidature ainsi que des droits dont il dispose et des moyens de les exercer.
Toute modification de la présente Politique prendra effet immédiatement et ne s’appliquera qu’aux Candidats utilisant le Site postérieurement à ladite modification. Par conséquent, Luko invite le Candidat à s’y référer lors de chaque visite du Site afin de prendre connaissance de sa dernière version disponible en permanence sur le Site.
Article 1 - Définitions
« Candidat » : désigne toute personne physique ayant candidaté pour une offre publiée sur le Site ;
« Donnée(s) Personnelle(s) » ou « Données » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable qui peut être identifiée, directement ou indirectement, tel que défini à l’article 4(1) du RGPD.
« Règlementation sur les Données Personnelles » : désigne ensemble la Loi° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version modifiée, le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 (“RGPD”) ainsi que toute législation subséquente relative à la protection des Données Personnelles ;
« Responsable de traitement » : au sens de l’article 4 (7) du RGPD, la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ;
« Site » : désigne le site Internet édité par Luko (https://careers.luko.eu/) en sa version web et mobile et protégé par un certificat SSL, permettant au Candidat de postuler à une offre d’emploi chez Luko ;
« Sous-traitant » : au sens de l’article 4 (8) du RGPD, la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
« Terminal(aux) » : désigne l'équipement matériel (ordinateur, tablette, smartphone, téléphone, etc.) que le Candidat utilise pour consulter ou voir s'afficher le Site et/ou tout autre support numérique édité par un tiers.
Article 2 : Responsable de traitement
Le Responsable de traitement des données personnelles des candidats est la société Demain ES, SAS au capital de 228 270,40 €, enregistrée au R.C.S. de Bobigny sous le numéro 824 274 534 représentée par M. Benoit Bourdel et dont le siège social se situe sis 95 Avenue du Président Wilson 93108 Montreuil Cedex, ci-après « Luko ».
Article 3 : Finalités du traitement et Données Personnelles collectées
Les Données Personnelles du Candidat transmises à Luko sont nécessaires pour :
- Étudier et traiter le dossier de candidature du Candidat ;
- Prendre contact avec le Candidat dans le cas où sa candidature à une offre publiée sur le Site l’intéresserait ;
- Informer le Candidat du statut de sa candidature ;
- Prendre contact avec le Candidat dans le cas où sa candidature spontanée intéresserait Luko ;
- Sous réserve que le Candidat n’ait pas émis d’opposition à la conservation de sa candidature par Luko, prendre contact directement avec le Candidat pour d’éventuelles offres ultérieures susceptibles de l’intéresser ;
- Répondre à la demande d’exercice de droits du Candidat.
Dans ce cadre, Luko traite les données personnelles du Candidat suivantes :
- Données d’identification (Nom, prénom, adresse postale, email) ;
- Données relatives à la vie professionnelle (toutes les données transmises par le Candidat au sein de sa candidature, notamment son CV, son niveau linguistique et de sa lettre de motivation) ;
- Données relatives aux réseaux sociaux (profil LinkedIn, profil GitHub si nécessaire)
Ces données personnelles sont traitées sur la base de l’intérêt légitime de Luko, tout en préservant les droits et libertés du Candidat, ainsi que suivant les obligations contractuelles et précontractuelles auxquelles les parties sont soumises.
Le candidat peut librement consentir à ce que ses données soient conservées pendant deux (2) ans, à compter du dernier contact avec Luko, afin d'être recontacté en cas de nouveau poste correspondant à son profil.
Le Candidat déclare être parfaitement informé de l’importance de l’exactitude des données renseignées lors sa candidature.
Les champs marqués d’un astérisque revêtent un caractère obligatoire pour que Luko puisse traiter la candidature du Candidat.
Par souci de clarté, il est précisé que les opérations exposées ci-avant ne servent pas à conduire l'établissement de profils susceptibles de faire apparaître des Données Personnelles dites sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé.
Article 4 - Destinataires des Données Personnelles
Luko informe le Candidat que ses informations seront consultées par les personnes mentionnées ci-après et aux seules fins décrites ci-dessus, à savoir :
- Les Ressources Humaines de Luko ;
- Les différentes parties prenantes participant au recrutement et dirigeant des entretiens ;
- Les prestataires auxquels Luko pourrait faire appel dans le cadre du processus de recrutement ;
- Les sous-traitants techniques et informatiques en matière de gestion des candidatures.
Les destinataires des Données mentionnées ci-dessus pourront directement contacter par email et/ou téléphone le Candidat dans le cadre de la gestion de son dossier de candidature dès lors que celui-ci transmet ses Données en répondant à une offre présente sur le Site.
Luko s’assure de maintenir, à tout moment, la confidentialité des données traitées notamment par le biais d’engagements contractuelles robustes.
Elles ne sont en aucun cas cédées à un tiers à des fins commerciales.
Article 5 - Confidentialité et sécurité des Données Personnelles
Luko s’engage à assurer la confidentialité et la sécurité des Données du Candidat afin d'éviter qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés et à ne les utiliser qu'aux fins exclusives de gestion des candidatures et leur suivi.
Au moment de la transmission de la candidature et des éléments nécessaires à son étude, Luko s’assure du chiffrement des données, notamment par la mise en place d’un certificat SSL sur le Site.
Luko met en place toutes les mesures techniques et organisationnelles visant à maintenir un haut niveau de sécurité et s’assure que l’ensemble des sous-traitants auxquels elle fait appel présentent des garanties suffisantes. Sont ainsi pris en compte le niveau de conformité à la Réglementation sur les Données personnelles ainsi que les mesures de sécurité prescrites pour maintenir, à tout moment, la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des Données.
A ce titre, Luko s’assure de prévoir des garanties contractuelles robustes contenant, à minima, un Data Processing Agreement visant à circonscrire le traitement de Données Personnelles aux seules finalités susmentionnées, ainsi que des mesures techniques et organisationnelles adéquates.
Article 6 - Durée de conservation des Données Personnelles
Les Données collectées seront conservées pour la durée du processus de recrutement, et, sous réserve de l’absence d’opposition du Candidat ou du consentement de ce dernier, pour une durée supplémentaire maximale de 24 mois à compter de la date du dernier contact avec le Candidat en cas de rejet de sa candidature.
Les Données seront supprimées, le cas échéant, à l’arrivée du terme du délai de conservation susmentionné ou à compter de la demande de suppression des Données exercée par le Candidat.
Article 7 – Sous-traitant et transferts à des tiers
Dans le cadre de la gestion des candidatures, Luko fait appel à des sous-traitants spécifiques et dont elle s’assure qu’ils disposent de garanties appropriées.
A ce titre, Luko requiert les services des sous-traitants nécessaires pour le recrutement à savoir :
- Outils de gestion et de suivi des candidatures
- Réseau social professionnel
- Jobboards sur lesquels sont postés les offres d’emploi
- Chasseurs de têtes et cabinet de recrutement
Article 8 – Droits du Candidat
En vertu de la Réglementation sur les Données Personnelles, le Candidat dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression qu’il peut exercer à tout moment, à condition de justifier de son identité, en s’adressant à luko@luko.eu ou à l’adresse postale : LUKO - 95 Avenue du Président Wilson 93108 Montreuil Cedex.
Le Candidat est informé et comprend qu’en cas d’exercice de son droit de suppression alors que le processus de gestion de sa candidature n’est pas finalisé, cela vaudra renonciation à candidater à l’offre concernée.
En cas de litige, il dispose de la faculté de s’adresser directement auprès de l’autorité de contrôle compétente, à savoir la CNIL.
